Qué obliga la Ley 8/2019
El Real Decreto-ley 8/2019 modificó el art. 34 del Estatuto de los Trabajadores: toda empresa (incluido autónomo con empleados) tiene que registrar la jornada diaria de cada trabajador: hora inicio, hora fin, y descansos significativos.
El registro debe ser fiable, objetivo y conservado 4 años. La normativa no exige una tecnología concreta: vale papel, hoja Excel o app, pero la realidad es que la inspección sólo da por válido lo que NO permite alteración a posteriori.
A quién obliga (y a quién no)
Obliga a toda relación laboral por cuenta ajena, sin importar jornada parcial, completa o trabajo a distancia. No obliga al autónomo respecto de sí mismo, ni a la relación mercantil con TRADE o freelance que te factura.
- Trabajador a jornada completa → fichaje obligatorio
- Trabajador a tiempo parcial → fichaje obligatorio + extra (la ley los protege especialmente)
- Teletrabajo → fichaje obligatorio igual que presencial
- TRADE o autónomo que te factura → no aplica
- Familiar colaborador sin relación laboral → no aplica
Qué tiene que contener el registro
Como mínimo: identificación del trabajador, día, hora de inicio y hora de fin de jornada efectiva. La doctrina y guías del Ministerio recomiendan también: descansos significativos (>15 min), pausa para comer y diferenciación entre jornada ordinaria y horas extra.
La jurisprudencia 2020-2025 ha sido exigente: registros mensuales firmados a posteriori se han considerado nulos en inspección. La buena práctica es fichaje en tiempo real, no a final de día ni de semana.
Sanciones por no fichar (o fichar mal)
El régimen sancionador está en el art. 7.5 del RDLeg 5/2000 (LISOS): infracción grave. La cuantía es de 751€ a 7.500€ POR TRABAJADOR AFECTADO. Si tienes 3 empleados y la Inspección detecta incumplimiento generalizado, multiplica.
Atención a la 'doble vía': si no fichas y tampoco pagas horas extra, te suman infracción de retribución (art. 8.1 LISOS, muy grave, hasta 225.018€).
Qué pide en la práctica la Inspección
1) Que el registro exista físicamente o digitalmente. 2) Que esté disponible en el centro de trabajo (no en el despacho del gestor). 3) Que muestre datos individuales por trabajador. 4) Que conserve 4 años. 5) Que represente fielmente la jornada (no pre-rellenado).
Apps de fichaje con geolocalización opcional, fichaje en móvil propio del trabajador y registro inmutable cumplen los 5 puntos. Excel mensual firmado a posteriori no los cumple.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que registrar al becario?
Si el becario tiene contrato laboral o prácticas remuneradas con relación laboral, sí. Si la beca es estrictamente formativa sin retribución salarial, no entra en el registro horario.
¿Puedo obligarles a fichar con su móvil?
Sí, pero pagando los costes (proporcionalmente: datos, batería) o entregándoles dispositivo. La AEPD (informe 2020) admite el fichaje en móvil propio si está justificado y es proporcional. La geolocalización requiere información previa y, normalmente, consentimiento.
¿Cuánto tiempo conservo los registros?
Cuatro años desde la finalización del periodo de cómputo, igual que el resto de documentación laboral. Si litigas con un trabajador la Inspección puede pedir hasta 4 años atrás.
¿Y los autónomos sin empleados?
No están obligados a fichar a sí mismos. La obligación es de la empresa respecto del trabajador por cuenta ajena. Excepción: TRADE (autónomo económicamente dependiente) podría tener obligación contractual con su cliente principal, pero no por la Ley 8/2019.
¿Cuánto cuesta una app de fichaje?
Apps comerciales cuestan 1-5€ por trabajador/mes. FactuLens incluye fichaje en el plan Pro sin coste extra hasta 5 trabajadores.
Fuentes legales
- Ley 8/2019 — Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo (registro horario) (BOE BOE-A-2019-3481)
- RDLeg 5/2000 (LISOS) — Real Decreto Legislativo 5/2000 — Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (BOE BOE-A-2000-15060)