Requisitos legales que la app TIENE que cumplir
La Ley 8/2019 modificó el art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y exige un registro 'fiable, objetivo, accesible y conservado 4 años'. La app que elijas tiene que dar evidencia técnica de esos cuatro adjetivos.
- Fiable: cada fichaje queda anclado a hora del servidor, no del móvil (manipulable)
- Objetivo: identifica al trabajador (login propio, no compartido)
- Accesible: el trabajador y la Inspección pueden ver su histórico
- Conservado 4 años: copia respaldada que sobrevive a la pérdida del móvil
- Inmutable: ningún edit a posteriori, sólo correcciones registradas como evento separado
Geolocalización: cuándo sí y cuándo no
La AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) admite la geolocalización al fichar SOLO si está justificada (trabajo de campo, comerciales, obra) y es proporcional. Para puesto fijo de oficina, geolocalizar es exceso.
Si la activas, tienes que informar al trabajador en la cláusula del contrato, dar opción a no geolocalizar si el puesto lo admite, y no usar los datos para nada más que fichaje (no para vigilancia continua).
Características que diferencian apps malas y buenas
Una mala app: deja al trabajador editar su fichaje, no exporta a Excel, no hace backup, no permite descargar el histórico, depende exclusivamente del móvil del trabajador.
Una buena app: fichaje con timestamp servidor, geolocalización opcional, exportación PDF/Excel, copia respaldada, multiusuario con permisos (jefe ve a su equipo), integración con nómina.
Comparativa rápida del mercado
El mercado español va de 0€ (apps gratis con publicidad o limitadas) a 8€ por trabajador/mes (Bizneo, Sesame). FactuLens incluye fichaje en el plan Pro (19€/mes) hasta 5 trabajadores, +3€/trabajador adicional.
Aviso: las apps gratis suelen tener problemas en inspección porque no garantizan inmutabilidad ni soporte de descarga histórico oficial.
Cómo implementarlo en 1 semana
Día 1: dar de alta a todos los trabajadores en la app. Día 2: clausula de información (modelo descargable en la web del Ministerio de Trabajo). Día 3: prueba con tu equipo. Día 4-7: rodaje y ajustes (horario de descansos, formatos).
Preguntas frecuentes
¿Puede ser el móvil personal del trabajador?
Sí, con consentimiento informado y compensando proporcionalmente datos/batería. La AEPD admite el BYOD para fichaje si está justificado y es proporcional. Si el trabajador se niega, le facilitas dispositivo.
¿Tengo que fichar yo mismo (autónomo)?
No, la obligación es respecto de tus empleados por cuenta ajena. Tú como autónomo no fichas a ti mismo. Si tienes un TRADE, tampoco aplica.
¿Cuánto tiempo conservo los fichajes?
4 años. La Inspección puede pedir hasta 4 años atrás. La app debe conservarlos aunque el trabajador se haya ido.
¿Y si un trabajador se olvida de fichar?
Permite registrar la corrección como evento separado (no edit silencioso) y guarda el motivo. La Inspección admite correcciones documentadas.
Fuentes legales
- Ley 8/2019 — Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo (registro horario) (BOE BOE-A-2019-3481)
- RDLeg 5/2000 (LISOS) — Real Decreto Legislativo 5/2000 — Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (BOE BOE-A-2000-15060)